La digitalización y la crisis sanitaria están transformando la mayoría de los servicios que realizábamos de manera presencial. Así como el correo electrónico cambió la manera en la que nos comunicábamos, la firma digital también está cambiando la forma de realizar las transacciones.
La firma digital cuenta con una tecnología basada en la criptografía, lo que significa que el contenido siempre está bloqueado y protegido, y no se podrá cambiar el contenido del documento tras la firma. Cada vez son más las empresas que utilizan la firma digital para las transacciones, ya que se agilizan los procesos, se desecha el papel y se evitan los desplazamientos.
Asimismo, la firma digital sirve para identificar a la persona emisora de dicho mensaje y para certificar la veracidad de que el documento no se ha modificado respecto al original. Además, la firma digital cuenta con ‘Audit Trail’, un documento que contiene la siguiente información: nombre del firmante, su correo electrónico, identificador único de transacción, geolocalización, historial de autenticación, etc.
Hay que destacar que una firma electrónica y una firma digital no son exactamente lo mismo. La diferencia reside principalmente en la tecnología. Tal y como hemos mencionado anteriormente, mientras que la firma digital hace referencia a una serie de métodos criptográficos, se dice que la firma electrónica es de naturaleza jurídica. Es decir, confiere a la firma un marco normativo que le otorga su validez jurídica. Entonces, ¿esto quiere decir que la firma digital no tiene validez jurídica? También es legal, pero no tiene naturaleza jurídica. Es decir, su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad por parte del firmante, sino encriptar los datos del documento y, así, brindarle seguridad. De esta forma, podemos afirmar que una firma digital puede ser una firma electrónica, pero una firma electrónica no es siempre una firma digital. No obstante, la firma digital se clasifica dentro de los tipos de firmas electrónicas.
La firma electrónica simple o básica (SES), la firma electrónica o digital avanzada (AES) y la firma digital cualificada (QES) son los tres tipos de firmas electrónicas que reconocen los Servicios de Confianza para las Transacciones Electrónicas (elIDAS), creado en 2016. Los tipos de firma electrónica se distinguen según su nivel de seguridad jurídica. El reglamento elDAS define la firma electrónica como “el conjunto de datos electrónicos que van ligados a un documento para identificar el autor de la firma y asegurar su integridad”.
La firma electrónica resulta esencial para todo tipo de empresas, también para las pymes. A través del uso de la firma electrónico se reducen los costes, ya que se ahorra en papel, tinta y gastos de envío. Además, las empresas ya no trabajan con documentos en papel, sino documentos digitales que se almacenan en archivos y carpetas dentro de nuestros dispositivos. Por otro lado, hay empleados que tienen que viajar por trabajo. En este sentido, la firma digital agiliza los procesos y permite que la gestión de transacción siga su curso a pesar de que la persona firmante en cuestión no se encuentre presente. También es posible garantizar el seguimiento de los documentos y enviar recordatorios a los destinatarios que todavía no los hayan firmado.
La firma electrónica, además, ha facilitado poder realizar el llamado onboarding digital, que se trata de un proceso de acogida e integración de las personas que se incorporan a la organización, ya sean empleados o clientes, a través de medios digitales. Esto otorga a la empresa una mayor estandarización y automatización del proceso, agiliza el proceso de incorporación de un nuevo cliente o empleado y facilita los trámites necesarios.
Si deseas más información, se tratarán todas estas cuestiones en la jornada ‘Firma e Identidad digital’ organizada con Serban Group (12/05).
