La comunicación es un factor muy importante en las empresas a la hora de relacionarnos con los clientes, adjudicar diferentes tareas a cada miembro del equipo, realizar trabajos colaborativos, transmitir los valores de la empresa… Sin embargo, a menudo, lo que ocurre es que las empresas no cuentan con las herramientas adecuadas para cada tipo de comunicación. A continuación, te ofrecemos una serie de herramientas agrupadas por categorías, según las acciones de comunicación:
Herramientas para la gestión de la comunicación externa
Cuando hablamos de comunicación externa, nos referimos a todas aquellas acciones informativas y de comunicación dirigidas a todos los agentes externos de una empresa, desde los propios consumidores o proveedores de la empresa, hasta la sociedad en su conjunto. El objetivo de la comunicación externa es reforzar las relaciones de estos agentes con la empresa y generar confianza para conseguir unos objetivos determinados. Por ello, es imprescindible que contemos con herramientas de comunicación dirigidas a transmitir la identidad e imagen de la marca, mostrar productos y servicios, reforzar la relación con los clientes y visibilizar la imagen corporativa:
Página web: Se trata de uno de las canales más importantes para las empresas. Hoy en día, tener una página web es imprescindible, ya que a través de ella, los clientes podrán conocer la empresa, su identidad, los valores, así como los productos y servicios que ofrece. A través de la página web no solo podremos llegar a nuestros clientes, sino también a la sociedad en general.
Redes sociales corporativas: De nada sirve tener una página web si no contamos con redes sociales que nos ayuden a generar tráfico en ella. Es importante transmitir contenido e información de valor a través de las redes sociales y no es nada recomendable publicar contenido que no interesa a nuestro público objetivo, ya que generaremos el efecto contrario: saturar con información que no aporta valor al público objetivo y que las relaciones con posibles clientes se debiliten a causa de la falta de credibilidad y confianza. Entre las redes sociales más utilizadas por las empresas se encuentran Linkedin, Instagram, Twitter, TikTok… Los expertos aconsejan informarse sobre cuáles pueden ser aquellas redes sociales en las que podemos encontrar a nuestro público objetivo y establecer una estrategia de comunicación en base a ello.
Herramientas para el servicio al cliente: Las empresas que gestionan y ofrecen una atención al cliente de calidad se ganan su fidelidad, ya que crean relaciones de confianza. Asimismo, hoy en día contamos con herramientas como Zendesk, Botsify, Chatfuel, Facebook Messenger o Whatsapp Business para automatizar la atención al cliente. Además, también podemos realizar formularios de valoración para conocer las opiniones, críticas o grado de interés de los clientes respecto a productos o servicios.
Gestión de la comunicación interna
La comunicación interna y externa siempre deben ir de la mano, ya que si existen malentendidos dentro de la empresa, difícilmente podremos comunicar un mensaje claro a los agentes externos o brindar un servicio de calidad al cliente:
Correo electrónico: Se trata de una herramienta imprescindible en las empresas y muy práctica si se utiliza de manera organizada. El correo electrónico es clave tanto para la comunicación externa como para la comunicación interna. Si quieres conocer técnicas sobre cómo puedes organizar el correo electrónico, pincha en este enlace.
Herramientas para la planificación: Los empleados no deben tener dudas acerca de los plazos y las tareas adjudicadas a cada miembro del equipo. Es necesario que, en este sentido, la comunicación fluya para que no haya malentendidos. Actualmente, contamos con herramientas como Google Drive para realizar trabajos colaborativos, Meet o Zoom para realizar videollamadas, Google Calendar para controlar los plazos, así como Microsoft 365, que se trata de un conjunto de programas informáticos con soluciones en la nube y especialmente dirigido a fomentar el trabajo colaborativo en las empresas.
Herramientas para trabajos colaborativos: El teletrabajo que trajo la crisis sanitaria aceleró la implementación de soluciones en la nube para los miembros del equipo pudieran tener acceso a los proyectos y, de esta forma, poder trabajar de forma colaborativa. Asimismo, nos encontramos con herramientas como Trello, Asana, Harvest, Notion, Google Sheets o Basecamp son herramientas que pueden ser muy útiles para los entornos de trabajo colaborativos.
