Una factura es un documento mercantil donde se refleja una compra/venta de un bien o servicio. Además de ser de carácter obligatorio para todas las empresas, la facturación es importante para hacer un seguimiento de las cuentas pendientes de cobro y pago.
Con el objetivo de simplificar este trámite empresarial, existen diversas herramientas que te ayudan con la gestión de tus facturas. A continuación te contamos las ventajas de crear facturas en Microsoft Excel y cómo hacerlo.
Ventajas de realizar la facturación con Microsoft Excel
Una delas formas habituales de realizar facturas es con el programa Microsoft Excel. Entre sus beneficios, destacan:
- Reúne todas las facturas en un mismo libro: de esta manera, podrás agrupar las facturasde tus clientes en un mismo sitio, evitando pérdidas de datos.
- Cuenta con protección de hojas y celdas: permite bloquear una hoja o determinadas celdas para que no sean modificadas. Esta funcionalidad es muy útil si en tu pyme hay varias personas encargadas de la facturación.
- Convierte los archivos en PDF de forma sencilla: como la mayoría de los documentos, PDF es el formato recomendado para enviar las facturas por correo electrónico. Para ello, habrá que marcar “Guardar como” y seleccionar la pestaña de “PDF”.
- Facilidad de cálculo: gracias a las fórmulas, podrás evitar errores de cálculo y consecuentemente, ahorrar tiempo.
Paso a paso para crear una factura con Microsoft Excel
Si quieres crear una factura con Excel, deberás seguir los siguientes pasos:
- Abre y configura la hoja para su impresión: en primer lugar, abre un nuevo documento de Excel. A continuación, pincha en la pestaña “Disposición de página” y en el apartado “Tamaño” selecciona “A4”.
- Añade la fecha de la factura y su número: la fecha de la factura corresponde al día en el que emite. Por otro lado, el número de facturación deberá ser correlativo, es decir, todas las facturas tendrán que estar numeradas una detrás de otra.
- Inserta los datos del emisor: en este apartado tendrás que poner tus datos.
- Si eres autónomo, deberás poner tus datos personales (nombre y apellido), el NIF y el domicilio fiscal.
- Si eres una pyme, deberás poner el CIF en vez de el NIF.
Adicionalmente, también puedes incluir algún dato de contacto, como el teléfono de tu empresa o el correo electrónico.
- Sigue con los datos del receptor: en este apartado, tendrás que incluir el nombre de la empresa, la dirección fiscal, así como el NIF o CIF.
- Agrega la descripción de los productos vendidos y/o servicios prestados: deberán estar desglosados con su precio en bruto y el porcentaje de IVA aplicable.
- Calcula la cuantía total: para autónomos, los impuestos más habituales son el IVA y la retención del IRPF. En este caso, deberás sumar el IVA, y restar la retención del IRPF.
- Guárdala: guarda tu factura y expórtala como PDF para poder enviarla por correo electrónico.
En términos de estilo, es importante que las facturas tengan tu identidad corporativa (imagen de marca, colores, fuentes… entre otros). De esta manera, tus proveedores y clientes reconocerán a tu pyme fácilmente.
En definitiva, digitalizar tus facturas con Excel te ayudará a centralizar tus datos contables, y a simplificar tus procesos empresariales
