La gestión financiera es un proceso fundamental para que pymes y autónomos puedan hacer un uso correcto de sus recursos financieros y, aunque puede resultar una tarea compleja, existen numerosas herramientas que puedes utilizar.
En este monográfico, Julen Brogeras Ruiz, experto de NTT DATA en consultoría en el sector financiero, desvela las herramientas financieras que puedes utilizar en tu negocio y las claves para implementarlas.
La gestión financiera es el conjunto de actividades y decisiones que una empresa debe administrar para gestionar de manera óptima sus recursos financieros. En el ámbito de las pymes y autónomos, esta tarea puede tener una mayor dificultad ya que los recursos disponibles suelen ser más limitados. Por ello, el uso de herramientas y tecnologías financieras es una necesidad para aquellas pymes que quieran destacar en el mercado.
Existen diferentes tipos de herramientas financieras, cada una diseñada para cubrir diferentes funciones de la gestión financiera de las pymes. Podemos distinguir entre aquellas que facilitan el seguimiento de ingresos y gastos, y las más completas, como los softwares de facturación, que permiten centralizar toda la información financiera de una empresa en una única plataforma. Algunos ejemplos de herramientas accesible de seguimiento de gastos incluyen QuickBooks y Zoho Expense.
Por otro lado, alternativas como Sage Active o Xero ofrecen soluciones integrales de facturación, brindando una visión financiera completa de la pyme en todo momento.
La integración de estas herramientas en las pymes conlleva una serie de ventajas. En primer lugar, el ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas repetitivas, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a otras actividades. Además, estas herramientas proporcionan análisis detallados y en tiempo real sobre la situación financiera de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas y contribuye a una gestión financiera más eficiente.
A la hora de integrar una herramienta financiera en una pyme es necesario realizar una estrategia detallada de implementación y seguir los siguientes pasos:
- Analizar las necesidades de la pyme e identificar las áreas de mejora en el apartado financiero.
- Investigar las distintas soluciones y seleccionar la herramienta considerando características como su facilidad de uso, precio y la posible integración con otros sistemas que ya se encuentren en la pyme.
- Planificar la integración estableciendo metas y plazos y definir cómo alcanzarlos.
- Formar a los trabajadores para que puedan maximizar las funcionalidades de la herramienta.
- Implementar la solución de manera gradual e ir aumentando las funcionalidades de la herramienta a medida que los trabajadores se vayan sintiendo más cómoda con ella.
- Evaluar periódicamente el rendimiento de la herramienta recopilando retroalimentación de los trabajadores sobre su usabilidad y eficiencia.
Por otro lado, pymes como el Instituto de Pensamiento Positivo y Lex Documents son ejemplos de empresas que han experimentado mejoras significativas en su eficiencia operativa y precisión en la planificación presupuestaria gracias a la implementación de herramientas financieras como Sage 2000 y Zoho Invoice, respectivamente.
En resumen, la integración de herramientas financieras en las pymes representa una oportunidad de crecimiento, aunque también conlleva desafíos como la gestión del cambio organizacional y un mayor riesgo de ciberataques. No obstante, las oportunidades que ofrecen estas herramientas son tan grandes que su implementación se vuelve obligatoria para las pymes que quieran crecer en el mercado actual.
Artículo publicado en Acelera Pyme.
