Iván Pérez Aradros Marín, director comercial de Klik Ticket: “Una empresa que opta por digitalizar los gastos comerciales ahorra en tiempo en cada uno de los procesos”.
En muchas empresas los empleados tienen que ir guardado las facturas, los tickets de comidas, transporte o viajes, así como de aquellos gastos generados por la actividad laboral a lo largo de toda la semana. Ordenar, justificar y solicitar la aprobación de los gastos suele ser un trabajo extra y nada sencillo, además de que se suele emplear un tiempo considerable en ello.
Las notas de gasto y facturas digitalizadas convierten todo este proceso en algo mucho más sencillo. Iván Pérez Aradros Marín, director comercial de Klik Ticket, plataforma especializada en la digitalización de gastos comerciales, afirma que son muchas las ventajas que ofrece la digitalización certificada: “Agiliza enormemente la gestión en todos los procesos administrativos, elimina la necesidad de imprimir y archivar en papel y, además, permite integrar todos los datos digitalizados con los programas de contabilidad y gestión de forma automatizada”.
A través de un solo clic los empleados de la empresa logran optimizar los costes y el tiempo en cuanto a las notas de gasto y las facturas. Según Iván Pérez Aradros, “una empresa que opta por digitalizar ahorra en tiempo en cada uno de los procesos. Por ejemplo, evita los desplazamientos innecesarios, permite el acceso online a sus datos y minimiza pérdida de documentos, ya que el archivo digital es mucho más seguro y ágil de gestionar. Todo ello aporta un importante ahorro de tiempo y, por lo tanto, una reducción de costes de la gestión en la empresa”.
La digitalización de las facturas y notas de gasto no solo resulta beneficioso para las empresas, sino también para los usuarios: “hasta ahora teníamos la obligación de ir guardando cada uno de los tickets o facturas en papel, y elaborar unas notas de gasto” afirma Pérez Aradros. Este proceso consume tiempo, facilita que se extravíen documentos y no aporta valor. Lo mismo ocurre con las facturas de proveedores. ¿Por qué estar picando facturas durante horas cuando podemos importarlas de forma automática en un programa de gestión? ¿Por qué tener que imprimir y archivar en papel de forma física, con el coste que tiene, cuando podemos tenerlo todo digitalizado y accesible desde cualquier dispositivo?” recalca Pérez Aradros.
Es decir, a través de a digitalización de gastos comerciales, en el caso de que un trabajador de la empresa saliera de viaje, tan solo tendría que hacer una foto de los tickets. El responsable de aprobar los gastos dentro de la empresa recibiría dichas fotos directamente. Esto permitiría que este tenga un mayor control sobre ellos y que el trabajador no tenga que conservar el ticket hasta el final del viaje.
Asimismo, Iván Pérez Aradros afirma que todo el proceso de las notas de gastos se vuelve infinitamente más sencillo con la digitalización: “no se extravía ningún documento, los gastos se aprueban de forma ágil y se traslada toda esa documentación digitalizada bien a un asesor o bien al programa ERP o de contabilidad”. Sin embargo, hoy en día aún existen empresas que se muestran reticentes a la digitalización de facturas comerciales. Pérez Aradros opina que todas las empresas deberían subirse al carro de la digitalización: “Si una empresa quiere impulsar la productividad debería implementar la digitalización en sus procesos. Al eliminar el papel van a tener una gestión mucho más eficiente a todos los niveles y, así, poder dedicar su tiempo en aquello en lo que son mejores y los distinga de otras empresas, dejando que las máquinas y la digitalización realicen esas tareas repetitivas que no aportan tanto valor”.
Trataremos todas estas cuestiones en la jornada ‘Ventajas de la digitalización de notas de gasto y facturas de acreedores’ con Iván Pérez Aradros Marín, director comercial de Klik Ticket.
