La automatización de los procesos puede brindar muchos beneficios, no solo a la empresa, sino también a los propios empleados, ya que el objetivo es reemplazar tareas repetitivas manuales por soluciones digitales que aportan una mayor productividad, más ingresos, menos costes y un mejor servicio a los clientes.
Hace unos 45 años IBM introdujo el Sistema Operativo PS/360, un programa de supervisión que gestionaba los recursos del sistema. Así es como empezó la automatización de procesos en los ordenadores. Actualmente, son muchas las tareas que se pueden automatizar en las empresas: administración, gestión de mercancías, procesamiento de devoluciones, facturas y contratos, gestión del inventario, gestión del trabajo, etc. Pero, ¿cuáles son sus principales beneficios?
Aumento de la productividad. Al automatizar las tareas, se elimina el tiempo muerto entre trabajos. De esta forma, los empleados no emplean su tiempo en tareas repetitivas y monótonas, y pueden invertirlo realizando otras mucho más productivas. Además, los software utilizados para automatizar las tareas tienen menos margen de error y, en el caso de que surgiera algún problema, se necesita menos tiempo para poder rectificar. Por otro lado, se agiliza muchísimo el proceso de los proyectos, por lo que la automatización facilita realizar más proyectos en menos tiempo.
Reducción de costes. Este es uno de los grandes beneficios de la automatización de tareas, ya que no se necesitan tantos recursos. Además, se optimizan los servicios dirigidos al cliente final, por lo que los beneficios son mayores.
Incremento de la satisfacción del cliente. Cuando una empresa facilita y agiliza los procesos de cara al cliente final, se incrementa la satisfacción de este y, de esta forma, la empresa consigue fidelizar a sus clientes, además de generar mayores beneficios.
Por otro lado, a través de la automatización de tareas, las empresas también consiguen más efectividad y claridad sobre los procesos ejecutados, mayor agilidad a la hora de planificar y desarrollar dichos procesos, así como una mejora en la organización de los datos o facturas de la empresa, que puede ser de gran ayuda a la hora de demostrar dicha información ante una auditoría, por ejemplo. La automatización de tareas puede ser también un trampolín hacia la transformación digital.
Para automatizar los procesos de la empresa, primero se deben identificar las tareas que se van a automatizar. El segundo paso sería determinar cuál es el objetivo que estamos persiguiendo y analizar cómo ayudará la automatización a alcanzarlo. También debemos pensar cómo mediremos si se han alcanzado los objetivos. Por otro lado, se debe seleccionar la herramienta adecuada para la automatización, la empresa deberá gestionar los cambios y, por último, se deberá supervisar y medir los resultados que se están generando.
El Kit Digital, el programa de ayudas para la digitalización de pymes y autónomos, subvenciona la automatización de los procesos con soluciones digitales para las empresas interesadas y se trata de una gran oportunidad para que las pequeñas empresas den el salto a la transformación digital. Además, ofrece diferentes soluciones digitales según las diferentes necesidades de las empresas.
