La planificación en las organizaciones grandes es algo muy habitual, ya que para llegar a unos objetivos comunes es importante planificar las acciones que se llevarán a cabo, los recursos que se necesitan o la gestión de la distribución de tareas. Sin embargo, en el caso de las Pymes, la planificación es más difícil de implementar, sobre todo en economías cambiantes. Asimismo, algunas empresas pequeñas están apostando por la metodología ‘Hoshin Kanri’ o dicho de otra manera, la ‘gestión por objetivos’.
Hoshin Kanri es un método de trabajo que está basado en la cooperación de toda la empresa para alcanzar unos objetivos estratégicos a largo plazo con un plan de gestión a corto plazo. ‘Hoshin’ en japonés se traduce como ‘brújula’ y ‘Kanri’ como ‘administración’ o ‘control’. Asimismo, la finalidad es que todos los miembros del equipo vayan en la misma dirección para poder conseguir el objetivo final con una consecución de pequeños objetivos a corto plazo. Lo que diferencia a esta metodología es que el foco no está en los objetivos, sino en el proceso de planificación.
Muchas empresas cometen el error de tener clara la estrategia, pero no la planificación. En otras ocasiones, se planifica sin tener muy clara la estrategia. También ocurre que se definen la estrategia y la planificación sin contar con los miembros del equipo, y eso suele dar lugar a malentendidos y falta de coordinación entre la Dirección General y los empleados. En cambio, en la metodología Hoshin Kanri, el ‘qué’ es igual de importante que el ‘cómo’.
Según los expertos, es un modelo que se desarrolla en 7 pasos:
1. Establecer la misión y la visión, y documentar el estado actual. De esta forma, lo que se consigue es alinear los objetivos con la identidad de la empresa.
2. Determinar los objetivos finales a largo plazo. Esto es es clave para poder planificar y desarrollar todo los siguientes pasos.
3. Determinar los objetivos a corto plazo. Estos servirán para conseguir metas más pequeñas que, a su vez, nos acercarán al objetivo final.
4. Implementar los objetivos en forma de cascada, de arriba hacia abajo. Se deben asignar tareas, siempre teniendo en cuenta la comunicación constante entre todos los departamentos para que la estrategia se desarrolle de manera adecuada.
5. Ejecutar los objetivos anuales a través de una serie de técnicas y soluciones digitales.
6. Hacer revisiones mensuales para comprobar que la estrategia está yendo por la misma dirección.
7. Realizar auditorías anuales para revisar el cumplimento de los objetivos a corto plazo. En este último paso es cuando se decide si la estrategia desarrollada ha sido eficaz de cara a conseguir dichos objetivos.
La metodología Hoshin Kanri ofrece muchas ventajas a las empresas que han apostado por ella. Entre ellas se destacan un aumento de la efectividad en el desarrollo del proyecto, una mejora a la hora de solventar problemas, la toma de decisiones se hace de manera más rápida y sencilla, genera una conciencia generalizada respecto al plan estratégico, la toma de decisiones está más consensuada y, finalmente, mejora la alineación organizacional de los empleados.
Actualmente, existen muchas soluciones digitales que nos pueden ayudar a planificar la estrategia de nuestra empresa. Entre las soluciones existentes, se encuentra Hoshinplan, una herramienta basada en la metodología Hoshin Kanri y muy útil para empresas pequeñas. Permite a la empresa visualizar toda la planificación de la estrategia definida, desde la visión a largo plazo hasta las acciones semanales, con fecha límite, así como la persona encargada de realizar cada tarea.
Es una herramienta que cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de las tareas de un Hoshin Plan. Además, resulta cómodo y eficaz, ya que permite arrastrar y soltar las tareas con gran facilidad. Para cada Hoshin Plan, hay indicadores que nos ofrecen información en relación al objetivo o las tareas a realizar, y muestra una lista de usuarios con acciones pendientes, por lo que es más fácil priorizar y ordenar las tareas. Se trata de una herramienta digital fácil de utilizar que nos permite visualizar toda la planificación de la empresa en una sola página.
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