La gestión de proyectos en una empresa es de vital importancia para que todo fluya y poder alcanzar los objetivos. A efectos prácticos, se trata de gestionar varios proyectos a escala empresarial asociados con los objetivos de la empresa a través de diferentes estrategias y metodologías, y con unos recursos determinados. Es decir, la gestión de proyectos se basa en establecer, ejecutar y vigilar el cumplimiento de logros específicos, alcanzables, medibles y realistas que lleven a cumplir tareas útiles para la organización.
La tecnología ha revolucionado el sector empresarial y actualmente ya existen herramientas digitales de gestión de proyectos que aumentan la productividad de cualquier empresa y facilitan todos los procesos. Exactamente, estamos hablando de ERP (Enterprise Resource Planning), un software que optimiza la gestión de las empresas que trabajan en base a proyectos: control de obras y construcción, proyectos de ingeniería, proyectos inmobiliarios, ingeniería bajo pedido, así como fabricación contra proyecto. Javier Llano, responsable de cuentas en Zamundi (Grupo LKS), lo define como “un software que permite la integración de las operaciones de la empresa y que, por lo tanto, agiliza todos sus procesos”.
El ERP optimiza los procesos de gestión de la empresa, ya que brinda coherencia y homogeneidad a todos sus departamentos. Según Llano, “esta herramienta automatiza los procesos de la empresa y cuando se lanza un pedido, el departamento de compras sabe lo que tiene que comprar y cuándo. Por otro lado, el departamento de producción sabe también cuáles son sus funciones. Se sigue un proceso lógico y predefinido”. Además, también mejora la toma de decisiones, ya que se obtiene información en tiempo real de la evolución y desviaciones del proyecto, por lo que esto ayuda a llevar a cabo acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde. Otra de sus ventajas es la integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa: “El ERP evita tener los datos de la empresa de manera dispersa, integrando la información en un único software” subraya Llano. Asimismo, a través de esta herramienta las empresas consiguen gestionar el proyecto de manera eficiente y esto hace que se ahorre en tiempo y recursos.
Pero, ¿cómo se puede implementar el ERP en las empresas? No hay una única metodología a la hora de implementar esta herramienta, ya que cada empresa cuenta con diferentes recursos, distintos objetivos, actividad, etc. Sin embargo, Llano afirma que hay algunos puntos que se pueden definir casi en cualquier empresa: “Primero, hay que analizar el funcionamiento de la empresa y hay que definir cómo van a estar los procesos reflejados y configurados en el ERP”. A la hora de implementarlo, se deben parametrizar y desarrollar las funcionalidades necesarias. También es necesario formar a las usuarios para que estos aprendan a utilizar la herramienta, se deberá realizar la migración de datos y una vez se comience a trabajar con la aplicación, se realizará un seguimiento para controlar la evolución.
Si quieres más información, echa un vistazo a la jornada ‘Optimización en la gestión de procesos’ organizada con Microsoft y Zamundi (Grupo LKS).
