Actualmente, toda la información importante se encuentra en nuestros dispositivos. Sin embargo, en ocasiones, no sabemos cómo tenemos que almacenar o guardar las grandes cantidades de información que manejamos. También puede pasar que no sepamos dónde encontrar la información que buscábamos debido a que muchas veces no seguimos un criterio o una metodología definida a la hora de guardar la información. Además de frustrante, esto puede ocasionar pérdida de información importante para la empresa. Por ello, los expertos aconsejan utilizar metodologías que pueden ayudar a llevar a cabo una gestión eficiente y productiva de la información digital. Entre las metodologías existentes, se encuentra la llamada ‘5S Digitales’.
La metodología de las 5S Digitales fue creada por Toyota durante la década de 1960 y se compone de 5 pasos: clasificación (Seiri en japonés), orden (Seiton), limpieza (Seiso), control visual (Seiketsu) y disciplina (Shitsuke). Así, esta metodología tiene como objetivo crear entornos de trabajo ordenados y disciplinados que ayudan a mejorar las condiciones laborales tanto de los trabajadores, como la eficiencia de la empresa. Estos son los 5 puntos clave de la metodología:
1. Clasificación: A través de esta metodología lo que se pretende es que se tengan a mano únicamente los recursos físicos que se utilizan. El resto de recursos, datos o información que no se utiliza se debe separar y eliminar para que no ocupe espacio y no suponga una distracción a la hora de buscar la información que realmente necesitamos.
2. Orden y organización: Hay que ordenar los elementos (información, datos, carpetas, etc) de los que disponemos en función del uso que les damos. Es decir, aquellos elementos que utilizamos con más frecuencia deben estar a nuestro alcance.
3. Limpieza: Después de clasificar y organizar la información, es importante que la información no genere ruido. Es decir, hay que comprobar la veracidad de cada uno de los datos y de la información que tenemos almacenada, ya que si la información almacenada no es veraz no sirve de nada conservarla. Tampoco nos va a servir a la hora de trabajar. Por ello, es importante que sepamos el origen de esa información.
4. Control visual y estandarización: Se debe mantener el orden y la limpieza de los datos a través de la aplicación de una serie de procedimientos: utilizar un mismo hardware, asegurar el suministro de los dispositivos, estandarizar cada uno de los intercambios de información mediante protocolos abiertos, utilización de herramientas de abstracción, etc.
5. Disciplina: Se debe asegurar que todo el trabajo realizado se haga de una manera regulada previamente establecida. De esta forma, lo que se persigue es que todos los empleados trabajen de la misma forma y, por lo tanto, se consigue una mejora continua dentro de la empresa.
La metodología de las 5S Digitales mejora la productividad de la empresa y potencia el trabajo en equipo, aumentando los niveles de participación de las personas en la gestión. La información y datos de la empresa están ordenados y, por lo tanto, accesibles a los empleados, lo que también mejora el flujo de trabajo.
Si deseas más información, se tratarán todas estas cuestiones en la jornada ‘Digitalización de procesos internos – Ordénate con las 5S digitales’ organizada con Mondragon Unibertsitatea.
