Teodora Bozheva, CEO de Berriprocess Agility y co-autora del Kanban Maturity Model: “El método Kanban aporta confianza y predictibilidad de la entrega exitosa de los proyectos”.
Durante los años 40 del siglo pasado, la empresa japonesa de automóviles Toyota creó un método de trabajo con el objetivo de optimizar el flujo de trabajo y reducir el inventario: el método Kanban, que en japonés significa ‘tarjeta visual’. Quizá por ello, muchas personas asocian el método Kanban con los tableros visuales, pero lo cierto es que el método aporta muchos beneficios más a las empresas y, actualmente, están implementado este método para gestionar el trabajo colaborativo, como es en el caso de la gestión de proyectos, entre otros.
¿Qué es el método Kanban?
Teodora Bozheva, CEO de Berriprocess Agility y co-autora del Kanban Maturity Model, lo define como “un método enfocado en mejorar la productividad de la organización, la eficiencia de los procesos e introducir la cultura de la colaboración, orientación al cliente y la focalización en el propósito del negocio. Para conseguir esto, el método visualiza y gestiona el flujo del trabajo en base a la capacidad real de la organización, facilita la comunicación y consigue la mejora continua de los procesos”.
Por otro lado, Bozheva subraya que el método Kanban está basado en el principio evolutivo: “Su introducción en una empresa empieza desde la situación actual, sin hacer cambios a su estructura organizacional, procesos, roles o cargos”.
El método Kanban en las empresas industriales
En el caso concreto de las empresas industriales, Bozheva afirma que “debido a los orígenes del método Kanban, que proviene del Sistema de producción Toyota, es fácil de aplicar a las empresas del ámbito de la industria. Este tipo de empresas suelen tener procesos más largos que requieren la implicación de diferentes grupos de especialistas. Por lo tanto, la visualización y las prácticas de gestión del trabajo a todos los niveles de gestión, así como las cadencias de reuniones y revisiones de Kanban son esenciales para abordar las causas raíz para los retrasos y los sobrecostes de los proyectos, así como los desafíos relacionados con los cambios a las prioridades y los requisitos de los clientes”.
Respecto a los beneficios que aporta el método a la gestión de proyectos de las empresas industriales, Bozheva destaca que “Kanban aporta, sobre todo, confianza y predictibilidad de la entrega exitosa de los proyectos porque utiliza herramientas validadas para eliminar las causas raíz para los retrasos, la falta de visibilidad del estado del trabajo y los fallos en la comunicación. Además, refuerza la cultura de colaboración, orientación al cliente y enfoque en el propósito del negocio”.
¿Cómo implementar el método Kanban en las empresas?
A la hora de implementar el método Kanban en una empresa, Bozheva recalca que “lo primero de todo, lo importante es comprometerse a permitir y fomentar la colaboración entre compañeros con el fin de mejorar la productividad y el intercambio de conocimientos de la empresa”. Por otro lado, también es importante introducir tres principios de trabajo: (1) se debe visualizar el estado actual del trabajo, (2) hay que establecer un flujo de resultados continuo y (3) se debe crear una cultura de colaboración.
Además, hoy en día, las empresas cuentan con soluciones digitales basadas en el método Kanban: “La herramienta que está diseñada y desarrollada para una gestión colaborativa del trabajo es Kanbanize, que permite visualizar el trabajo a nivel de persona, equipo, proyecto, departamento, multiproyecto o portfolio. La información sobre dependencias y bloqueos se propaga instantáneamente a través de la red de tableros de Kanban y señaliza inequívocamente la necesidad de acción y colaboración. Además, los datos que recoge y proporciona la herramienta, sin ningún esfuerzo adicional, son imprescindibles para una toma de decisiones informada y conjunta”.
El método Kanban, la solución para fomentar el trabajo colaborativo
El método Kanban es la solución idónea para fomentar el trabajo colaborativo dentro de las empresas y, como consecuencia, crear un entorno de conocimiento compartido. En palabras de Bozheva, «la colaboración es esencial cuando la empresa busca aumentar su productividad de forma eficiente. Es clave cuando varios grupos de especialistas participan en el desarrollo de un proyecto, producto o servicio y los resultados finales dependen de su trabajo conjunto”.
