Annie Narváez, consultora industrial de AMIE Consulting: “En empresas ágiles, las personas son lo más importante, y una aplicación como PCAR garantiza que todos tengan una herramienta de participación y comunicación transparente, aumentando así la comunicación y, sobre todo, la formación continua del personal”.
¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión empresarial?
Uno de los problemas más habituales en la gestión empresarial es la falta de coordinación entre los planes de la dirección general y los distintos departamentos de la empresa. La mala gestión empresarial puede causar, con el tiempo, malentendidos, retrasos en el trabajo debido a que el equipo no está alineado e ineficacia a la hora de sacar adelante los proyectos de la empresa.
En palabras de José Manuel Jáuregui, consultor industrial de AMIE Consulting, “los problemas de coordinación entre la dirección general y el resto de departamentos dificultan que la organización sea ágil en la reacción ante cambios del entorno. Para la alta dirección, la situación se agrava ante la imposibilidad de poder conocer sin filtros el avance de las distintas áreas de la empresa, tanto de objetivos y proyectos, como la gestión diaria. Es decir, ¿cuántas veces nos hemos encontrado que para conocer el estado de una actividad dependemos de que otra persona nos facilite la información? Y una vez recibimos la información, ¿está completa y actualizada? ¿Cuántas consultas debemos hacer a documentos, distintas hojas de cálculo o personas para tener una visión global y detallada de la empresa?”.
Según Jáuregui, “otro de los errores comunes de una mala gestión empresarial es dispersar esfuerzos en demasiados frentes. Si a esto le añadimos la dificultad de guiar a las personas y equipos de trabajo porque se carece de información estructurada, el resultado suele ser caótico: mucho esfuerzo para un rendimiento inapreciable”. Por otro lado, en ocasiones el día a día puede llevar a las empresas a descuidar la coordinación y la gestión. No obstante, Jáuregui subraya la importancia de una buena gestión empresarial en todo momento: “Lo de que el día a día no deja tiempo para la mejora suele ser una excusa muy habitual. En el fondo, consciente o inconscientemente, esto denota una gestión oculta, tipo caja negra, sin ningún tipo de transparencia para evitar que nos controlen y esto es negativo. En un entorno colaborativo no puede faltar la transparencia de información, ni la coordinación de las personas y equipos de trabajo”.
Las funciones de la alta dirección dentro de las organizaciones son asignar y coordinar recursos y tareas, potenciar las buenas relaciones y la comunicación dentro del equipo, así como una correcta planificación de estrategias, proyectos y plazos, y para ello, es imprescindible trabajar con estrategias y herramientas digitales que permiten mejorar la gestión, que es el motor central de la organización.
¿Qué soluciones digitales existen para la gestión empresarial?
Actualmente, las empresas cuentan con soluciones basadas en la tecnología que facilitan poder llevar a cabo una buena gestión de la empresa. Annie Narváez, consultora de AMIE Consulting, destaca la aplicación PCAR para la centralización, integración y gestión de toda las actividades de la empresa: “La gran virtud de la una herramienta de gestión como PCAR es que centraliza en un único sitio toda la información de cualquier actividad de mejora, desde un plan estratégico hasta las pequeñas acciones del día, de cualquier departamento. El impacto en la calidad de la solución planteada -metodología única, fácil y accesible desde cualquier lugar del mundo- mejora en rapidez y eficiencia la solución de problemas e implantación de proyectos”.
Entre otros beneficios de la herramienta PCAR, Narváez destaca las siguientes: “Este tipo de herramientas permite evaluar los costes y beneficios previstos antes de realizar cualquier cosa para evitar gastar recursos en acciones que no son rentables. Además, da la posibilidad de visualizar gráficamente la evolución del resultado y los distintos factores o causas que le afectan. En empresas ágiles, las personas son lo más importante, y una aplicación como PCAR garantiza que todos tengan una herramienta de participación y comunicación transparente, aumentando así la comunicación y, sobre todo, la formación continua del personal”.
¿Cómo se puede aumentar la eficacia en la gestión empresarial?
Además de contar con una herramienta digital para la gestión empresarial, Jáuregui ofrece algunas claves para aumentar la eficiencia de la gestión en la empresa:
- Desarrollar una visión clara: fijar unos pocos objetivos y proyectos claros y movilizar a toda la plantilla para conseguirlos.
- Desarrollar una clara orientación a satisfacer al cliente, tanto hacia el cliente final como hacia el siguiente proceso, es decir, el compañero que recibe nuestro trabajo.
- Potenciar la capacidad de solución de problemas. “Un directivo con buenas y frecuentes ideas no es rival para una plantilla participativa y correctamente formada, aunque la frecuencia de ideas por persona sea menor”.
- Utilizar un único método para desarrollar objetivos y para la solución de problemas y proyectos, independientemente de la actividad.
- Tener una clara orientación económica en todo lo que hacemos. Evaluar el coste/beneficio/retorno de cada actividad de mejora.
- Tener claras las responsabilidades y funciones.
- Buscar causas y soluciones, no culpables.
- Un equipo comunica sus avances y resultados puntualmente. El trabajo del equipo está a disposición de quien necesite consultarlo o supervisarlo.
- Compartir el éxito y reflexionar sobre el fracaso. Evaluar objetivamente el éxito con datos, no con opiniones.
- Desarrollar personas. El proceso de cambio empieza con formación y continúa con formación aplicable en la función de cada uno.
Si deseas más información, trataremos todas estas cuestiones en la jornada ‘Soluciones para una gestión ágil de la empresa’ organizada con AMIE Consulting (10/11/22).
