Gestionar de manera adecuada las tareas es más importante de lo que pensamos y esencial para que la empresa funcione de manera eficiente. De hecho, en las empresas que no son capaces de gestionar las tareas eficientemente se suele crear un ambiente negativo debido a los malentendidos, la falta de comunicación y coordinación, la incapacidad de poder llegar a los plazos de entrega, así como la sensación de impotencia por no alcanzar los objetivos establecidos. Todo ello puede generar un desgaste entre los empleados y tensión entre la dirección de la empresa y los empleados.
Asimismo, la gestión de tareas se convierte en un tema crucial no solo para alcanzar los objetivos de la empresa, sino también para conseguir un ambiente de trabajo colaborativo que permita la coordinación y comunicación entre todos los miembros del equipo. Algunos expertos aseguran que el éxito o el fracaso de las empresas se mide según el trabajo en equipo que se realiza en la empresa y, en este sentido, la gestión de tareas hace que cada miembro de la empresa se comunique y supervise la actividad de forma eficaz y finalizando cada tarea con el fin de alcanzar los objetivos deseados por la empresa.
Para que la gestión empresarial sea óptima se debe tener en cuenta, ante todo, los objetivos que se desean alcanzar. En base a ello, se diseñarán y calendarizarán los plazos para llegar a dichos objetivos. Además, se distribuirán las tareas según departamentos, plazos, actividad, etc. El proceso de gestión de tareas consiste en supervisar las tareas de un proyecto a través de sus diferentes etapas, desde que comienza hasta que finaliza. De esta forma, se pueden tomar decisiones y adoptar cambios teniendo en cuenta los objetivos marcados para cada una de las tareas.
Por otro lado, todos los miembros del equipo deben ser conscientes de la importancia de aunar los esfuerzos, de manera que todo el equipo se muestre centrado y entusiasmado. También se debe normalizar la supervisión. Es decir, un responsable se hará cargo de la supervisión de las tareas y realizará cambios en las tareas de los empleados siempre que sean necesarios para alcanzar los objetivos. Los empleados deben ser conocedores de que la supervisión de las tareas tiene como fin conseguir resultados positivos. Otro aspecto a tener en cuenta es que casi ninguna empresa trabaja en un solo proyecto y, por lo tanto, los empleados estarán trabajando en más de un proyecto y realizando más de una tarea de manera simultánea. Para que esta situación no se vuelva caótica, será necesario definir y priorizar las diferentes tareas a realizar.
Con el objetivo de que la empresa sea capaz de desarrollar la gestión de tareas de manera correcta y teniendo en cuenta todos los aspectos mencionados, debe contar con un gestor de tareas. Se trata de una herramienta básica e imprescindible para empresas grandes, pequeñas y emprendedores, así como para personas encargadas de la planificación de proyectos. El gestor de tareas es, básicamente, un software que permite controlar las actividades realizadas en una empresa.
Entre las opciones que existen en el mercado, se encuentra Todoist. Un gestor de tareas multiplataforma poderoso, gratuito e increíblemente fácil de utilizar. Permite gestionar tu productividad en el día a día de manera cómoda e intuitiva. Con esta herramienta podemos crear proyectos, así como listas de tareas e ir agrupándolas para crear subtareas. Además, también podemos poner etiquetas que nos ayudarán a contextualizar las tareas según las temáticas o los criterios que queramos utilizar para agruparlas.
Todoist cuenta con un sistema para la colaboración de proyectos y tareas, lo que facilita un entorno de trabajo colaborativo. También sincroniza la información en tiempo real, permite crear recordatorios, notas y fechas de vencimiento, cuenta con varias plantillas, realiza copias de seguridad automáticas, envía notificaciones cuando se realizan cambios importantes y a través de Todoist Karma se peude realizar un seguimiento de la productividad y visualizar las tendencias.
En definitiva, los gestores de tareas son una solución básica e imprescindible para que las empresas puedan alcanzar sus objetivos, cumplir los plazos de entrega, establecer vías de coordinación y comunicación entre los miembros del equipo y, de esta forma, se generar un ambiente positivo dentro de la empresa.
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