Reuniones improductivas, proyectos que no terminan de definirse, tiempo invertido de manera ineficaz, objetivos que no están claros… Todas estas cuestiones suponen un gran obstáculo para la productividad de la empresa y, además, pueden causar conflictos internos y malestar entre los empleados. Esto, a su vez, hará que la empresa tenga dificultades para llegar a los objetivos establecidos.
Según los expertos, la mala gestión del tiempo puede estar ocasionada por la falta de organización en la empresa, una comunicación ineficaz entre compañeros y clientes, así como un mal uso de las herramientas que, en lugar de aumentar la productividad, nos hacen perder el tiempo. Esto puede derivar en problemas graves como pérdidas financieras, ambiente estresante en la empresa o incluso despidos. Asimismo, es fundamental que las empresas establezcan una política clara para hacer frente a una inadecuada inversión del tiempo, a la mala planificación de las tareas, y en definitiva, a aquellas cuestiones que generan improductividad dentro de la empresa.
El control de la gestión del tiempo es el pilar fundamental de la productividad y de la efectividad en la empresa. Se trata de planificar las horas de trabajo con el objetivo de aumentar el rendimiento y la eficiencia. Pero, ¿cómo podemos llevar a cabo una adecuada gestión del tiempo?
Objetivos claros: Antes de planificar cualquier tarea, debemos tener claros cuáles son los objetivos que queremos alcanzar. De esta forma, no solo se gestionarán las tareas de manera eficaz, sino que también los empleados se organizarán de manera más adecuada para llegar a dichos objetivos.
Crear listas de tareas: En ocasiones, se quedan tareas por hacer, simplemente porque no nos acordamos de hacerlas. Crear listas con las tareas pendientes es muy importante para recordar todo aquello que tenemos que hacer y también para tenerlas recopiladas en un solo lugar, lo que nos facilitará obtener una visión rápida y general de todas ellas.
Establecer prioridades: Entre todas las tareas que tenemos pendientes, hay que diferenciar entre aquellas tareas que son urgentes y aquellas que son importantes. Según los expertos, existen 5 tipos de tareas: tareas muy urgentes, tareas importantes aunque no demasiado urgentes, tareas que pueden esperar, tareas que puedes delegar y, finalmente, tareas que puedes eliminar.
Automatizar procesos: Automatizar los procesos de las tareas nos ayudará a reducir el tiempo que empleamos en muchas de ellas de forma completamente improductiva. Asimismo, debemos elegir cuidadosamente las herramientas que nos ayudarán a conseguir ser más eficientes y productivos.
Ser más realista y menos perfeccionista: Hay que ser muy realista con los plazos marcados a la hora de entregar los proyectos, los presupuestos, organizar eventos, etc. No solo debemos tener en cuenta las tareas que debemos hacer de manera paralela, sino que también hay que ser consciente de que puede haber unos cuantos imprevistos. Por otro lado, los empleados muy perfeccionistas se vuelven completamente ineficientes a largo plazo. Está muy bien que nuestro objetivo sea hacer las tareas lo mejor posible, pero a veces se pierde tiempo en detalles innecesarios, y esto hará que el proceso se vuelva improductivo, además de estresante.
Herramientas para la gestión del tiempo: Entre las herramientas que pueden ayudarnos en la gestión del tiempo, nos encontramos con herramientas como: Todoist, Google Calendar, Goolgle Keep, Rescue Time, Self Control…
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