Unas de las fuentes de información más fiables son las estadísticas y los datos, porque es información objetiva ante la cual es muy difícil plantear alguna refutación. Esta misma lógica también se traslada al entorno empresarial, especialmente a las pymes, dado que deben mejorar su eficacia y tomar decisiones basadas en datos, lo cual aumenta sus probabilidades de éxito. Para facilitar este proceso, existen las herramientas conocidas como cuadros de mando.
Los cuadros de mando sirven para facilitar el seguimiento general de la empresa, sus objetivos y áreas, ya querepresentan gráficamente los indicadores o métricas para las cuales se desean hacer seguimiento. Además, el uso de estos cuadros ofrece múltiples beneficios, tales como una toma de decisiones más informada, una priorización de objetivos operativos, una mejor comunicación interna, o un diseño de indicadores claves (KPIs) más adecuado a las metas de la pyme, entre otros.
Dependiendo de sus funcionalidades y la información que muestren, se pueden clasificar como:
- Cuadro de mando integral (CMI): ofrece una visión integral del desempeño de la pyme, incluyendo su plan estratégico y de acción, además de sus objetivos.
- Cuadro de mando para ejecutivos: permite una vista rápida a la información más relevante de la pyme.
- Cuadro de mando analítico: sirven para realizar análisis en profundidad sobre las variables más relevantes dentro de una pyme, con la finalidad de identificar patrones, tendencias o correlaciones.
- Cuadro de mando operativo u operacional (CMO): utilizado para enfocarse en áreas de negocio determinadas, y en especial en la monitorización del rendimiento, la eficiencia, la gestión y la eficacia dentro de la pyme.
Considerando la cantidad de información que ofrecen estos cuadros de mando, es crucial saber crearlos de tal modo que la lectura y el análisis de información sea comprensible. En este sentido, los pasos mínimos a seguir consisten en la definición del tipo de cuadro de mando, la definición de los objetivos medibles, la identificación de indicadores que capturen la información de interés, la selección de la herramienta adecuada para su creación -para las pymes se recomiendan algunas como Power BI, Google Data Studio, Zoho o Excel-, el diseño visual del cuadro, y el establecimiento de umbrales de éxito y/o fracaso.
En cuanto a las características de las herramientas de creación de cuadros de mando, hay que advertir que varían según la herramienta específica que se use. Sin embargo, hay algunos rasgos comunes, entre los cuales destacan la personalización de la visualización de datos, la publicación del cuadro en un entorno colaborativo accesible a varias personas, la capacidad de crear gráficos interactivos, y el uso de varias fuentes de datos a la vez.
En definitiva, se trata de una herramienta muy útil para el control de la pyme, que facilita enormemente una visión de su evolución, permite hacer un seguimiento en aquellos objetivos que más interesen y mejora la toma de decisiones basada en datos.
