RPA, o Robotic Process Automation, es una herramienta que te permitirá automatizar ciertas tareas de tu día a día. En esta entrevista, Txema Arnedo, CEO en Gamering y experto en RPA, desvela las claves de esta tecnología para pymes y autónomos.Imagen o video destacado
- ¿Cómo describirías el RPA de forma sencilla?
Es una tecnología de automatización de procesos de negocio que utiliza una aplicación o una plataforma, que llamamos coloquialmente “robot”, para replicar las acciones de un ser humano cuando interactúa en el interface de un aplicativo de un sistema. Imagínate que tú recibes un email y tiene un documento y lo tienes que guardar en un sitio, ¿no? ¿Qué haces? Haces un clic para abrir el email, otro clic para abrir el documento, lo lees y luego le dices “guardar como” y lo guardas en una carpeta. Pues eso lo puede hacer un robot, porque lo que hacemos es programarlo para que vaya haciendo todos esos clics.
- ¿Qué casos de uso relevantes de RPA existen para pymes y autónomos?
Los casos de uso más relevantes los vamos a encontrar en recursos humanos, en temas de contabilidad, en temas de logística, pero cada empresa es un mundo, y puede depender mucho de cuál sea el trabajo. También se utiliza mucho RPA, por ejemplo, en lo que es la automatización de tareas de marketing digital, donde tienes un montón de aplicativos, y lo que hay que hacer es unirlos. Al final, lo que estás buscando son tareas repetitivas y de alto volumen porque son las más económicamente automatizables.
Como hemos avanzado, el objetivo del RPA es automatizar tareas repetitivas y que añaden poco valor a lo que es el trabajo, de forma que puedas liberar el tiempo de los usuarios. Por lo tanto, en general, cualquier tarea repetitiva que realice una pyme o un autónomo utilizando sistemas informáticos se puede automatizar. Concretamente en las funciones de recursos humanos, de contabilidad y de logística, nos encontramos muchas tareas repetitivas que son susceptibles de ser automatizadas. La clave es conseguir identificarlas y que sean tareas que tengan volumen y frecuencia, es decir, que se hagan si es diariamente mejor que mensualmente, para que sean económicamente automatizables, que salga rentable automatizarlas.
- ¿Qué beneficios pueden obtener las pymes y autónomos gracias a estos sistemas RPA?
Para empezar, el RPA es una tecnología flexible y escalable. ¿Eso qué quiere decir? Pues que sirve para cualquier tamaño de organización, incluido autónomos, y para cualquier tamaño de proceso. Además, es una tecnología no invasiva. Eso quiere decir que no tienes que tocar los aplicativos que estás utilizando, y normalmente este tipo de proyectos suelen ser evolutivos; empiezas con una tarea y luego vas programando más tareas hasta completar un proceso. Normalmente, no hay procesos que se hagan end-to-end. El mayor beneficio es la reducción del tiempo.
- ¿Cuáles son los primeros pasos que debería dar una pyme que decida implementar un RPA?
El primer paso para mí es el apoyo de la dirección; meter robots en una empresa de este tipo, al final es un cambio cultural y necesitas a los usuarios, que son la clave para el éxito de este tipo de proyectos. El segundo paso sería buscar dos o tres tareas como las que hemos descrito (que sean repetitivas, que tengan volumen, que tenga frecuencia). Es importante que sean procedimientos que estén normalizados, que no haya mucha toma de decisiones y que tengan pocas excepciones. Con base en eso, contactaríamos con un proveedor que nos puede ayudar a definir cuál puede ser la mejor tarea para hacer un piloto; a partir del piloto es cuando ya hay que hacer un proceso más completo de análisis de las tareas para, desde el punto de vista de RPA, decidir por dónde seguir.
- ¿Qué herramientas de RPA, gratuitas o de bajo coste, podrían ser recomendables para pymes?
Ahora mismo, lo de más bajo coste que hay, dependiendo lógicamente del proceso, son las herramientas de Microsoft, como el Power Automate.
Gratuitas, hay plataformas de open software; nosotros, por ejemplo, tenemos una de ellas, pero no tiene la usabilidad que tiene otro tipo de herramientas.
Para autónomos, pues los grandes proveedores, como UiPath o como Automation Anywhere o Blue Prism, proporcionan herramientas; en el caso de UiPath, por ejemplo, el StudioX, te permite automatizar tareas si eres un autónomo o en un puesto de trabajo y es gratuito.
- ¿Qué futuro le ves a estos sistemas RPA?
El RPA realmente es una tecnología que está en un ecosistema que va a seguir creciendo con el tema de inteligencia artificial. El mayor problema de los robots de RPA es la falta de flexibilidad. Si incorporas sistemas expertos, lo que consigues es aumentar la flexibilidad y la resiliencia del robot y que pueda operar en entornos más cambiantes.
Por lo tanto, cada vez se va a hablar menos de RPA y se va a hablar más de hiper automatización, que al final es la integración de plataformas o de tecnologías como inteligencia artificial o reconocimiento de documentos, u otro tipo de tecnologías cognitivas, con el RPA como aglutinador para poder unir todos esos sistemas.
Artículo publicado en Acelera Pyme.
